نماینده پس از دریافت پرونده، گزارشی از وضعیت ثبتی ملک مورد درخواست افراز را که حاوی اسامی مالکین و میزان مالکیت آن ها و اینکه جریان ثبتی خاتمه یافته و با مجاورین اختلافی ندارد تهیه می کند.

پس از وصول گزارش نماینده، رئیس ثبت در صورتی که پروند را مطابق با قانون و آئین نامه افراز و فروش املاک مشاع، برای افراز آماده بداند، دستور ثبت گزارش را در دفتر اندیکاتور خود و نقشه بردار به امضا مالک یا مالکین مربوط رسانیده و پیش نویس سند مالکیت جدید را تهیه و مراتب را طی گزارش به مسئول اداره ارائه و وقت مراجعه بعدی را به متقاضی اعلام می‌دارد.

۳-۱-۷-روش افراز املاک

چنانچه دو یا چند نفر نسبت به ملکی به طور مشاع مالکیت داشته باشند هر یک از آن ها می‌توانند نسبت به افراز سهمی خود از سایر مالکین دیگر اقدام نمایند این عمل را در اصطلاح حقوقی و ثبتی افراز گویند. در افراز حتما باید تعداد مالکین دو نفر یا چند نفر یا بیشتر باشند یا به عبارت دیگر وجود حالت اشاعه در افراز ضروری است .

متقاضی یا متقاضیان بایستی تقاضای خود مبنی بر افراز را ضمن تعیین مشخصات کامل و آدرس سایر مالکین مشاعی ملک به ثبت محل وقوع ملک تسلیم دارند.

مسئول اداره ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و آن را جهت ضمیمه شده به پرونده و رسیدگی بترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می کند

تقاضای متقاضی پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال و متصدی بایگانی پرونده مربوطه را از ردیف خود خارج و همراه با تقاضا نزد نماینده تعیین شده ارسال می‌دارد.

نماینده ثبت پرونده و وضعیت ثبتی آن را بررسی و مراتب را طی گزارش مبنی بر چگونگی جریان ثبتی پرونده و اینکه آیا نسبت به آن سند مالکیت صادر شده یا خیر ضمن اظهار نظر صریح در خصوص امکان یا عدم امکان افراز به اطلاع مسئول اداره می رساند.

مسئول اداره پس از ملاحظه گزارش نماینده و بررسی پرونده تصمیم لازم مبنی بر قبول یا رددرخواست افراز را اتخاذ و در صورت قبول درخواست افراز روز معاینه محل را نیز تعیین و به متقاضی اعلام و پرونده را جهت تهیه اخطار لازم و دعوت از مالکین و شرکا ملک به نقشه بردار ارجاع می کند.

تذکر۱- در صورتی که تصمیم مسئول اداره مبنی بر رد درخواست افراز اتخاذ شود مراتب بایستی به متقاضی یا متقاضیان ابلاغ گردد.

نقشه بردار روز معاینه محل راطی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ و ازآنها دعوت می کند که در روز و ساعت تعیین شده در محل وقوع ملک حضور یابند و تأکید می کند که عدم حضور سایر مالکین مانع از انجام عملیات افراز نخواهد بود.

اخطارهای تهیه شده پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن ها وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به متقاضی و سایر مالکین مشاعی به مامور ابلاغ تسلیم می‌گردد، بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک ‌و اقامت مالکین مشاعی و شرکت در حوزه استحفاظی ژاندارمری باشد اخطارهای دعوت بایستی از طریق ژاندارمری به آن ها ابلاغ شود.

مامور ابلاغ یا پاسگاه ژاندارمری اخطارها را به موقع به مالکین مشاعی ابلاغ و ضمن گواهی به ثبت محل تحویل با ارسال می دارند و مسئول اداره پس از ملاحظه آن ها و حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط آن ها را در پرونده تا روز معاینه محل صادر می کند.

تذکر۲- چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع۳۰ کیلومتر باشد و فوق العاده مأموریت‌ و هزینه سفر به نماینده و نقشه بردار تعلق گیرد متقاضی مکلف است هزینه های قانونی افراز را به حساب سپرده ثبت واریز نماید.

پس از حضور در محل و معرفی ملک وسیله متقاضی نماینده حدود آن را با مجاورین و مندرجات پرونده ثبتی تطبیق و نقشه قطعات مورد افراز را با توجه به میزان مالکیت و تصرفات و حقوق مالکین برداشت و ترسیم نموده و قطعات مفروز را به نرخ منطقه ای ارزیابی سپس مراتب را طی گزارشی همراه با نقشه به مسئول اداره گزارش می کند .

در صورتی که محل وقوع ملک داخل در محدوده خدمات شهری باشد نقشه افراز حسب دستور مسئول اداره عندالزوم جهت تأیید و اظهار نظر به شهرداری و در صورتی که خارج از محدوده خدمات شهری باشد به مراجع ذیربط ارسال گردد و پرونده تا برگشت نقشه از شهرداری یا مرجع دیگر جهت ضبط به بایگانی ارسال می شود.

بعد از برگشت نقشه از مراجع یاد شده نماینده با توجه به نقشه ترسیمی و به ‌نحوی که در تفکیک معمول است صورتجلسه افراز را تنظیم و هر یک از قطعات افراز شده را در سهم مالک مربوطه قرار داده و پس از امضاء خود و نقشه بردار در صورت امکان به امضا متقاضی و سایر شرکای رسانیده و جهت اتخاذ تصمیم نزد مسئول اداره ارسال می‌دارد.

در صورتی که افراز بایستی ابتدا حدود کل ملک و سپس حدود قطعات افراز شده بترتیب و با تعیین شماره و با ذکر طول ابعاد و مساحت نوشته شده و هر قطعه در سهم فرد مورد نظر قرار داده شود. آنگاه مسئول اداره ضمن بررسی کامل و تطبیق حدودو مشخصات قطعات مفروز مندرج در صورتجلسه و نقش افراز و سایر مکاتبات انجام شده در صورتی که اقدامات معلومه را کافی تشخیص دهد تصمیم خود مبنی بر افراز ملک را ‌به‌نحوی‌که انجام شده ذیل صورتجلسه مرقوم می‌دارد.

سپس تصمیم مسئول اداره همراه با یک نسخه فتوکپی از نقشه و صورتجلسه افراز طی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ می شود تا چنانچه به تصمیم مذکور و نحوه افراز اعتراضی دارند مراتب را ظرف ده روز از تاریخ رویت اخطار کتبا به دادگاه صالحه محل وقوع ملک تسلیم دارند.

اخطار مذکور پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به مالکین مشاعی به مامور ابلاغ یا حسب مورد تسلیم و ارسال و پرونده تا برگشت اخطارهای ابلاغ شده ضبط به بایگانی اعاده می شود.

پس از بازگشت اخطارها و انقضا زمان اعتراض متقاضی یا متقاضیان می‌توانند با ارائه گواهی لازم از مراجع قضائی صالحه مبنی بر عدم تقدیم اعتراض در مهلت مقرر تقاضای صدور سند مالکیت سهمی خود به طور مفروز را از اداره ثبت بنمایند.

مسئول اداره دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور را صادر و ان را جهت ضمیمه شدن به پرونده و اقدام بترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می کند.

بایگانی پرونده مربوطه را ضمیمه تقاضا نموده و جهت اقدام نزد نماینده ثبت ارسال می‌دارد. سپس نماینده با توجه به صورتجلسه افراز پیش نویس سند مالکیت قطعه یا قطعات مفروز مورد نظر را تهیه و پرونده را جهت گواهی عدم بازداشت به دفتر بازداشتی می فرستد. متصدی دفتر بازداشتی پس از گواهی عدم بازداشت آن را اعاده و سپس پرونده جهت وصول هزینه افراز و سایر حقوق دولتی متعلقه نسبت به سهم متقاضی یا متقاضیان و بهاء دفترچه سند مالکیت به حسابداری فرستاده می شود.