افراد وابسته به طبقات اجتماعی گوناگون به طور متفاوت ارتباط برقرار می کنند. افرادی با زمینه های فرهنگی گوناگون نیز از شیوه های ارتباطی متفاوتی برخوردارند. سیستم های اجتماعی – فرهنگی به طور نسبی عوامل تعیین کننده موارد زیر هستند. انتخاب کلماتی که افراد به کار می برند؛ هدف هایی که برای ارتباط دارند؛ معنی هایی که برای یک کلمه در نظر می گیرند؛ گیرندگانی که انتخاب می کنند و کانال هایی که برای انواع پیام ها برمی گزینند همه به سیستم های اجتماعی – فرهنگی وابسته است. (محسنیان راد، ۴۰۰-۴۰۳)

ب-گیرنده- رمزخوان
برلو در مورد این جزء از مدل خود می نویسد: «شخصی که در یک سوی فراگرد ارتباط قرار دارد با شخصی که در سوی دیگر این فراگرد ایستاده است از نظر عواملی که ذکر شد تفاوتی ندارد. وقتی ما با ارتباط درون شخصی روبه رو هستیم، فرستنده و گیرنده هر دو یکی هستند.»
اگر گیرنده توانایی گوش کردن، خواندن و فکر کردن را نداشته باشد قادر به دریافت و رمزخوانی پیام که از سوی منبع – رمزگذار به او منتقل می شود نخواهد بود. به همان ترتیب گیرنده – رمزخوان تحت تأثیر نگرش خود به رمزخوانی یک پیام می پردازد و با نگرش خود نسبت به خویشتن، به منبع و محتوای پیام است که رمزخوانی می کند.
وقتی یک منبع رمزهایی را برای پیام خود انتخاب می کند باید رمزی را برگزیند که برای گیرنده شناخته شده باشد. به همین ترتیب وقتی محتوایی را برای هدف مورد نظر خود انتخاب می کند او باید از محتوایی استفاده کند که برای گیرنده معنی دار باشد. (محسنیان راد، ۴۰۵-۴۰۶)
ج- پیام
سومین جزء از مدل برلو پیام است که به رمز، محتوا و نحوه ارائه تقسیم می شود.
د- کانال
به طور خلاصه کانال ارتباطی را می توانیم به طور فیزیولوژیکی چنین تعریف کنیم که حس هایی است که رمزخوان-گیرنده می تواند یک پیامی را که از سوی یک منبع-رمزگذار، رمزگذاری و منتقل شده است درک کند. در واقع کانال یک سازوکار حسی چون شنیدن، دیدن، لمس کردن و غیره است. (همان، ۴۰۹)
۲-۱-۱۷- نقش ارتباطات انسانی در سازمان ها
یکی از مباحث جدی سازمان ها، موضوع روابط انسانی و بررسی تأثیرات و ابعاد آن می باشد. مناسبات انسانی اعضاء کارکردهای سازمان را تحت تأثیر قرار می دهد و بخش قابل توجهی از وقت مدیریت هر مجموعه صرف اداره این مناسبات خواهد شد. (دانش فرد، ۱۳۸۴، ۷)
ما اکنون در دنیایی زندگی می کنیم که ارتباطات انسانی اصل و اساس زندگی اجتماعی می باشد. به همین علت به این دنیای ما دنیای ارتباطات می گویند. اگر افراد از مهارت های ارتباطی مناسب برخوردار نباشند در بسیاری از جنبه های زندگی دچار مشکل خواهند شد. چگونگی ارتباط ما با افرادی که با آنها ارتباط داریم و زندگی می کنیم بخش مهمی از توانایی روابط بین فردی ما را تشکیل می دهد. به طوری که افرادی که از مهارت های ارتباطی ضعیفی برخوردار باشند، کمتر مورد پذیرش اطرافیان خود قرار می گیرند و مشکلات بیشتری خواهند داشت. افراد از طریق برقراری ارتباط دوستانه قادر خواهند بود که احساسات و عواطف خود را به دیگران ابراز کنند. برقراری ارتباط صمیمانه با دیگران تنها از طریق حرف زدن حاصل نمی شود، بلکه این مهم با خوب گوش کردن، احترام گذاشتن، مشارکت، ابراز وجود و غیره میسر خواهد شد. هر اندازه اهمیت سخن بیشتر باشد و تأثیر بیشتری در زندگی انسان ها داشته باشد، اهمیت و اعتبار فرستنده پیام بیشتر خواهد بود. (فرهنگی، ۱۳۸۲، ۳۴۱) تقریبا تمام انتخاب ها در روابط میان فردی دست کم در یک قسمت به این نکته وابسته است که آیا به گفته و رفتار طرف مقابل خود اعتماد داریم و برای آن اعتباری قائل هستیم یا خیر. برای اینکه بتوانیم با دیگران ارتباط بهتری داشته باشیم اول باید بیاموزیم که چگونه خویشتن را بشناسیم و به توانایی های خود واقف باشیم. بازشناسی خود از نظر سلامت نیز حائز اهمیت است و می تواند به نوبه خود در توان ارتباطی ما با دیگران تأثیر بسزایی بگذارد. پژوهشگران روانشناسی بر این باورند که بازشناسی خود از بسیاری جهات کلید اساسی رفتارها و موفقیت های اجتماعی و گروهی است. (فرهنگی، ۱۳۸۲،۳۴۳)
به طور کلی دانش روابط انسانی روی موضوعاتی همچون روحیه، رهبری انگیزش، ارتباطات، تصمیم ‎گیری مشارکتی، سازمان های غیر رسمی، نیازها،‌ تشکیل گروه ها،‌ مدیریت دموکراتیک و بالاخره رفتار سازمانی تکیه و توجه دارد. (وایلز،۱۳۷۰، ۹۲) «کیمبل وایلز» به مهارت در روابط انسانی معتقد است. این مهارت ها دارای ارزشی است که می تواند منشأ خدماتی شود.
هر جامعه ای به نیروی کار ماهر و متخصص نیاز دارد تا بتواند به اهداف خود جامه عمل بپوشاند. فلسفه وجودی هر سازمانی، ادامه خدمات مطلوب برای رسیدن به اهداف آن سازمان. این به علت تغییرهای عظیمی است که بر اثر پیشرفت صنعت و تکنیک پیش آمده و جامعه در حال پویایی مداوم می باشد، پس هر سازمان،‌ همگام با جامعه متحول باید پیش برود،‌ با پذیرش این فرض که سازمان ها همواره تحت تأثیر تغییرهای مختلف فرهنگی و علمی و تکنولوژی جامعه و همچنین همسویی با جوامع در حال تحول دیگر هستند، در اینجا ضرورت نیروی کارآزموده و آشنا به مهارت های ارتباطی محرز شود.
در نظریه سرمایه انسانی فرض بر این امر است که، آموزش، توانایی افراد را ارتقاء می بخشد به طوری که بر میزان بهره وری آنان در تولید افزوده خواهد شد و بر این اساس افراد با آموزش بیشتر قابلیت بیشتری در خلق کالا و خدمات دارند. (میاچام، ۲۰۰۱، ۲۶۳)
پس موفقیت و شکست سازمانی بستگی به عوامل تشکیل دهنده آن دارد و در تعریف سازمان گفته شده: «سازمان ترکیبی از افراد معینی است که دارای وظایف مشخصی هستند و این وظایف بستگی به حرفه و نوع تخصص و مهارت آنها دارد که برای رسیدن به هدف مشترک لازم است». (کاظمی، ۱۳۷۰، ۴)
درک جامع از سازمان نیز تا حدود زیادی بازتاب توانمندی افراد کارآمد آن می باشد که با بهره گرفتن از آن افراد کارآمد و همچنین آرایش صحیح دیگر منابع و امکانات برای نیل به هدف استفاده کنند.
انسان مهم ترین سرمایه سازمان است. چنانچه عامل انسانی را از سازمان حذف کنیم، آنچه باقی می ماند فقط ماشین آلات، ساختمان ها، ابزار و غیره است و این انسان هوشمند است که به آن روح دمیده، پس انسان بزرگترین سرمایه سازمان است. (کاظمی، ۱۳۷۰، ۱۴)
در قلب واحدهای هر سازمانی، نه تنها باید انتقال دانش جدید صورت گیرد، بلکه موجبات نوسازی و بازسازی انگیزش را فراهم آورد. به طوری که خود بعد از بازگشت، توان بالقوه خویش را در حدی گسترده وسعت بخشد. (ساروخانی، ۱۳۷۵، ۱۲)
اما پیچیدگی رفتار انسان ها و تأثیر پذیری آنها از عوامل و متغیرهای متعدد، گاهی روابط را با مشکل مواجه می سازد. خصوصاً اینکه اگر اداره مناسبات انسانی، بدون در نظر گرفتن یافته های علمی و تحقیقات تجربی باشد نمی توان منتظر رسیدن به انتظارات معتدل بود. (دانش فرد، ۱۳۸۴،۷)
روابط ناآگاهانه رفتارهای غیرقابل پیش بینی ایجاد می نماید که ممکن است در راستای اهداف تعیین شده نباشد و منجر به اتلاف منابع و دریافت نتیجه منفی باشد. بنابراین بسیاری از سازمان ها بر آموزش روابط انسانی و استفاده از تجربیات و تحقیقات علمی تأکید دارند و بر اصلاح روابط انسانی سازمان همت می گمارند. (همان، ۱۳۸۴، ۷)
۲-۱-۱۸- ویژگی های ارتباطات به عنوان رفتار انسانی
ویژگی های ارتباطات به عنوان رفتار انسانی را می توان در موارد ذیل خلاصه کرد: ارتباطات مستلزم دو یا چند فرد است. ارتباطات یک فراگرد است. ارتباط یک دانش اثرپذیر است. ارتباط نمادین است و در نهایت باید گفت که ارتباط هدفمند است.
۲-۱-۱۹- اصول ارتباطات
اصول ارتباطات را می توان شامل کلیه حرکات و تکنیک هایی دانست که افراد باید در استقرار یک سیستم ارتباطی سالم و موثر برای رسیدن به کارایی مطلوب به کار گیرند. مهمترین اصول ارتباطات را می توان در موارد زیر خلاصه کرد:
الف- اصل تکنیک
استقرار ارتباط مطلوب در سازمان بین واحدها و افراد در سطوح و سلسله مراتب سازمانی، بستگی به توجه کامل به اعمال پاره ای از مسائل تکنیکی به شرح زیر دارد:
- فرستنده باید کاملا از موضوع پیام آگاهی داشته باشد.
- فرستنده باید اطلاعاتی که از طرف مقابل پیام انتظار دارد، به او بدهد.
- فرستنده باید از کانال های سازمانی برای انتقال و ارسال پیام استفاده کند.
- فرستنده باید نوع زبان، علامات و اشاره های متداول بین گروه های مختلف در سازمان را بشناسد و به گونه مناسب و منطقی اطلاع رسانی کند.
- فرستنده باید فقط اطلاعات راجع به وظایف در نظر گرفته شده را به گیرنده بدهد و نه بیشتر. (بهرام زاده، ۱۳۸۳: ۱۲)
- فرستنده باید اطلاعات ضروری را از غیر ضروری تشخیص بدهد.
- فرستنده باید لحظه هایی که ترمیم اطلاعات ضروری است را شناخته و بداند که چگونه قبل از اینکه مقاومت در کارکنان ایجاد شود، اطلاعات تکمیل کننده پیام اولیه را فورا منتقل کند.
ب- اصل سادگی
فرستنده باید با انتخاب ساده ترین پیام از اطاله کلام و اتلاف وقت جلوگیری کند.
ج- اصل توجه
توجه کامل به پیامی که قرار است دریافت شود، نهایت ضرورت را در تعاملات بین افراد دارد.
د- اصل صداقت
با توجه به اینکه هدف نهایی ارتباطات تحقق اهداف سازمانی است، باید سعی کرد که پیام و اطلاعاتی که به گیرنده منتقل می شود در حد امکان دارای حداکثر حسن نیت باشد تا بیشترین تأثیر را به طرف مقابل داشته باشد. این امر علاوه بر اینکه باعث ایجاد حالت موافق در دیگران می شود، زمینه استقرار انگیزه های مناسب را نیز در افراد فراهم می کند. (بهرام زاده، ۱۳۸۳: ۱۳)
۲-۱-۲۰- ارتباطات انسانی
شاید یکی از بهترین و ساده ترین تعریف در این خصوص، این باشد که ارتباطات انسانی، مطالعه و بررسی ارتباطات میان انسان هاست. درخصوص ارتباطات انسانی باید گفت که انسان اصلی ترین عنصر در برقراری ارتباطات انسانی است و اگر ویژگی های او شناخته نشود، امکان برقراری یک ارتباط صحیح و کارآمد امکان پذیر نخواهد بود. شاید یکی از بهترین راه های درک ارتباطات انسانی، شناخت کامل هر کدام از این دو واژه باشد.
ارتباطات در صفحات قبل توضیح داده شده است و در این قسمت به تعریف انسان پرداخته می شود. فرهنگ فارسی «معین» در مقابل واژه انسان آورده است: «جانواری از تیره نخستینیان از شاخه پستانداران، از گونه آدم ها که به سبب رشد کامل مغز از دیگر جانوان متمایز است و قدرت بیان افکار به وسیله تکلم و خط دارد و تنها جانواری است که به صورت ایستاده راه می رود.» (معین،۱۳۸۷: ۱۶۹)
«آدمی، مردم، بشر، واژگانی است که فرهنگ فارسی «عمید» در مقابل واژه انسان آورده است.» (عمید، ۱۳۸۶: ۲۰۷)
فرهنگ «معین» در مقابل واژه انسانیت نیز آورده است: «مردمی، انسان بودن.» (معین، ۱۳۸۷: ۱۶۹) فرهنگ «عمید» در مقابل واژه انسانیت نیز آورده است که «مردمی، خوی آدمی، تربیت و ادب و عاطفه و اخلاق نیکو.» (عمید، ۱۳۸۶: ۲۰۷)
۲-۱-۲۱- انسان و ابعاد وجودی
شناخت ابعاد وجودی انسان بسیار گسترده و مشکل می باشد. تمامی ادیان، مکاتب و دانش بشری به انسان نگاه خاصی داشته اند و هر یک، انسان را طور خاصی معرفی کرده اند. علم روان شناسی ابعاد روحی و روانی انسان را مورد توجه خود قرار داده و شناختی از این منظر ارائه کرده است. علم جامعه شناسی انسان را در مجموعه انسانی و گروه مورد توجه قرار داده و ابعاد اجتماعی او را معرفی می کند.
علم عرفان و فلسفه به انسان از زاویه دامنه وجودی توجه نموده و مورد بحث قرار می دهد. ما در این مجال مختصر به انسان با توجه به ابعاد مورد نیاز در علم ارتباطات انسانی نگاه خواهیم کرد، که برگرفته از دیدگاه های علوم مختلف می باشد و به طور خلاصه برای انسان ابعاد ذیل در اولین قدم متصور است. (شاه محمدی ۱۳۹۰، ۲۶)