• نتیجه عملکرد

• ارتباط با مسئولان در رابطه با دریافت اطلاعات

• نتایج مثبت کار

• ارتباط کارکنان رده پائین با رده بالا

• تغییر آئین نامه های دولتی

فصل دوم
ادبیات تحقیق
بخش اول:
برنامه‌ریزی استراتژیک
مقدمه
برنامه ریزی یکی از وظایف مهم مدیریت است که مانند؛ پلی زمان حال را به آینده مربوط می کند. اهمیت برنامه ریزی از اینجا آشکار می شود که منابع اعم از مادی و انسانی کمیابند. همچنین عوامل محیطی مانند؛ شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، علمی و تکنولوژیکی به سبب تغییر دایمی غیرقابل پیش بینی و ناپایدارند. مضافاً این که برای استفاده از این منابع محدود و کمیاب و در تخصیص آنها و تعیین اولویتها همواره رقابتهای شدیدی وجود دارد(ایران نژاد پاریزی و ساسان گهر،۱۳۸۳).

(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))

سازمانها و مؤسسه های اداری امروز، به حدی پیچیده شده اند که بدون اقدام به برنامه ریزی های دقیق، امکان ادامه حیات ندارند. برنامه ریزی مستلزم آگاهی از فرصتها و تهدیدهای آتی و پیش بینی شیوه مواجه با آنها است(رضائیان،۱۳۸۶).
برنامه ریزی استراتژیک عوامل اساسی خطر آفرین محیطی را تحلیل کرده و راه حل هایی که با احتمال بیشتر برای رسیدن به هدف را که مناسب تر است ارائه می دهد. به عبارتی، برنامه ریزی استراتژیک فرایند تعیین اهداف سازمان و اتخاذ تصمیم درباره طرح های جامع عملیاتی و اجرایی برای تحقق آن اهداف است.
با وجود اهمیت برنامه ریزی استراتژیک، هنوز در بسیاری از سازمان ها تاثیر حیاتی آن در رسیدن به اهداف سازمان به خوبی درک نشده و حتی در بعضی از مواقع مدیران آن را یک امر تجملی و پرهزینه می دانند. به عقیده بعضی از اندیشمندان برنامه ریزی استراتژیک بیانگر قدرت خلاقیت مدیران و ساختن آینده است. به عبارتی، مدیران از طریق برنامه ریزی استراتژیک به امر آینده سازی می پردازند. کاربرد برنامه ریزی استراتژیک، همراهی سایر بخش ها نظیر R&D.MIS و توسعه منابع انسانی را می طلبد که خود به عنوان یک تحول در بهبود و توسعه سازمان باید آن را برشمرد)کیانی ،۱۳۸۲).
تعریف برنامه ریزی
برنامه ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه ریزی فکر کردن راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرایندی است که میتواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد. برنامه ریزی، تصمیمگیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه ریزی، مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ میشود. برنامه ریزی میتواند برای زمان حال یا آینده انجام شود (شرکت توسعه خدمات بهار).
بر طبق این تعریف، تصمیم گیری‌های مقطعی و ناپیوسته و اتخاذ سیاستها برای پیشبرد سازمان در زمان حال یا آینده برنامه ریزی نیستند. برنامه ریزی متکی بر انتخاب و مرتبط ساختن حقایق است. حقایق مفاهیم واقعی، قابل آزمون و اندازه‌گیری هستند. دیدگاه ها، عقاید، احساسات و ارزشها به عنوان حقایقی تلقی میشوند که فرایند برنامه ریزی بر اساس آنها سازمان داده میشود. همانطور که اشاره شد برنامه ریزی صرفاً یک فرایند تصمیمگیری نیست بلکه فرایندی شامل روشن ساختن و تعریف حقایق و تشخیص تفاوت بین آنهاست یا به عبارتی گونه‌ای فرایند ارزیابی است که در پایان آن، در انتخاب حقایق ارزیابی شده تصمیم گیری میشود.
برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است. برنامه خروجی فرایند برنامه ریزی است اما برنامه ریزی یک فرایند پیوسته است که بیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه مییابد. برنامهها تهیه شده و اجرا می گردند (جاسبی،۱۳۸۲).
محاسن برنامه‌ریزی
۱- اهداف سازمان را فقط در چارچوب برنامه‌ریزی می‌توان تحقق بخشید.
۲- برنامه‌ریزی زمینه را برای اجرای تصمیمات فراهم می‌کند.
۳- برنامه‌ریزی در سطوح مختلف به مدیریت کمک می‌کند تا طرح‌های آینده خود را بطور سیستماتیک انجام داده تا حداکثر نتیجه را بدست آورد.
۴- با رشد سریع فن‌آوری و تنها در چارچوب برنامه‌ریزی می‌توان تطبیق با رشد مورد نظر را تامین کرد.
۵- بطور غیر مستقیم ما را به سوی رشد اقتصاد کلان برده و از هدر رفتن عوامل تولید جلوگیری می‌کند.
۶- بودجه‌بندی را موجب گشته و در نتیجه ابزار کنترلی به دست می‌دهد.
۷- روحیه گروهی را بالا برده و در نتیجه ابزار کنترلی را موجب می‌شود (سید جوادین، ۱۳۸۳).
انواع برنامه‌ریزی
۱- برنامه های راهبردی(استراتژیک): برنامه هایی که برای کل سازمان طراحی می گردد و به دنبال تعیین اهداف کلی سازمان و تعیین موقعیت سازمان در جامعه است، برنامه های راهبردی می نامند. این نوع برنامه ها بلند مدت بوده و با توجه به شرایط و عوامل محیطی مؤثر، شامل موارد کلی است و توسط برنامه های عملیاتی و کوتاه مدت تفسیر می شوند(زارعی متین،۱۳۸۰).
برنامه های استراتژیک، دوراندیشی سازمان یافته ای است که مراحل زیر را در بردارد:
الف) تعیین مأموریتها و هدفهای دور برد.
ب) تفکیک مأموریتها به هدفهای کمّی و کیفی کوتاه مدت، که این عمل را اصطلاحاً هدف گذاری می نامند.
ج) تعیین خط مشی ها یا سیاستها
د) طرح ریزی و برنامه ریزی اجرایی(تاکتیکی)(رضائیان،۱۳۷۹).
۲- برنامه های عملیاتی: برنامه هایی که در پی تعیین چگونگی تحقق اهداف کلی است. برنامه ریزی به منظور تحقق اهداف کلی سازمان در بخش ها و واحدهای مختلف، برنامه ریزی عملیاتی است(زارعی متین،۱۳۸۰).
توالی برنامه ریزی عملیاتی عبارت است از:
الف) تهیه برنامه کوتاه مدت(تعیین بودجه و زمانبندی)
ب) تعیین معیارهای عملکرد و موقعیت(کمیت، کیفیت و هزینه)
ج) بازبینی و تعیین موارد انحراف
د) تهیه برنامه جدید(رضائیان،۱۳۷۹).
۳- برنامه های کوتاه مدت: شامل هدفها و برنامه های عملیاتی است و فعالیتهایی را تنظیم می کند که در دوره زمانی یک سال یا کمتر انجام می شود.برای مثال، برنامه های ماهانه، هفتگی و حتی روزانه در واحدها، همه برنامه های کوتاه مدت تلقی می گردند.
۴- برنامه های میان مدت: بطور عموم محدوده زمانی بین یک تا پنج سال دارد و شامل هدفها و برنامه های کوتاه مدت است.
۵- برنامه های بلندمدت: شامل هدفها و برنامه های راهبردی است که ممکن است بیش از پنج سال طول بکشد، اگر چه افق دقیق زمانی هر برنامه از سازمانی به سازمان دیگر تفاوت دارد. در محیطهای پویا، و پیچیده، مدیران ممکن است نتوانند برای دوره ای طولانی تر از پنج سال برنامه ریزی کنند، بنابراین برنامه های راهبردی آنان می تواند دوره کوتاهتری را در برگیرد. در محیطهای با ثبات افق زمانی یک برنامه راهبردی می تواند ده تا بیست سال باشد( فیضی،۱۳۷۸).
۶- برنامه های معین: هنگامی که برنامه ها دقیق، معین و روشن بوده و نحوه دستیابی به اهداف آن دقیقاً مشخص و واضح باشد و در هیچ نقطه ای ابهام و جای تفسیر وجود نداشته باشد، برنامه های «معین» نامیده می شود. برای مثال مدیری که در جستجوی افزایش ۲۰% فروش برای ۱۲ ماه آینده است، همچنین روش های دستیابی به هدف مذکور، معین و بودجه لازم تخصیص داده شده باشد.
۷- برنامه های هدایتی: گاهی اوقات امکان طراحی برنامه های معین به دلیل نامطمئنی زیاد در عوامل محیطی درون و برون سازمانی وجود ندارد. بنابراین برنامه های هدایتی با مشخص کردن راهنمایی کلی برای مدیران، درجه انعطاف پذیری بیشتری را می سازند، در واقع این گونه برنامه ها با توجه به شرایط محیطی تفسیر و به کار گرفته می شوند. برای مثال، افزایش سودآوری بین ۵ تا ۱۰% در آینده یا بهبود موقعیت سازمان در بازار(زارعی متین ،۱۳۸۰).
از دیدگاه دیگر، برنامه ریزی از جنبه ماهیت به برنامه ریزی فیزیکی، برنامه ریزی سازمانی، برنامه ریزی فرایند، برنامه ریزی مالی، برنامه ریزی وظیفه‌ای و برنامه ریزی عمومی دسته‌بندی می شوند(رضائیان،۱۳۷۷).
سبک های برنامه ریزی
۱- تعیین اهداف کلی سازمان براساس نظر شخصی و قضاوت فردی مدیران صورت می پذیرد.
در این سبک، مدیر با اتکاء به بینش و آگاهی خویش و قدرت خود در سازمان به تعیین راهبرد می پردازد و قاعده و ضابطه خاصی بر نحوه برنامه ریزی حاکم نیست.
۲- مدیران با توجه به راهبرد وضع شده قبلی و با ایجاد تغییرات جزئی و تدریجی در آنها به تعیین راهبردهای سازمانی می پردازند.
در این سبک، از تحولات گسترده و جهشی خبری نیست و سازمان بتدریج و گام به گام خود را با شرایط جدید وفق می دهد، تغییرات راهبردی، مخاطره بسیار کمی را به همراه داشته، اما ایجاد سازگاری با شرایط متحول بیرونی به سرعت امکان پذیر نمی باشد.
۳- سبک دیگری که برنامه ریزی راهبردی یا جامع نام دارد، تعیین راهبردهای سازمانی براساس نظم و قاعده خاصی انجام می پذیرد.
در این سبک مراحل ویژه ای به طور منظم دنبال می شود. از آنجا که اتکاء به نظرهای فردی در تعیین راهبردهای سازمان در همه احوال کارساز نبوده و همچنین شیوه تغییرات جزئی نیز برای تعیین راهبرد در شرایط متحول امروز کافی به نظر نمی رسد، سبک برنامه ریزی راهبردی از سوی اغلب صاحبنظران مدیریت مؤثرترین شیوه تعیین اهداف و راهبردها قلمداد می شود(زارعی متین،۱۳۸۰).